Como colaborar em tempo real em um documento do Word
Trabalhar em um documento com outras pessoas pode ser complicado. Veja como colaborar em tempo real no Microsoft Word.
Trabalhar com outras pessoas em um documento do Word pode ser um verdadeiro desafio. Mesmo usuários experientes do Microsoft 365 podem achar difícil editar e revisar documentos compartilhados.
No entanto, você pode colaborar facilmente em tempo real em um documento do Word enquanto acompanha quaisquer alterações e as aprova ou rejeita. Veremos as ferramentas necessárias e como você pode usá-las para uma colaboração mais eficiente.
O que você precisa para colaborar em um documento do Word?
Se quiser colaborar em tempo real em um documento do Word, você deve salvá-lo em sua conta do OneDrive. Para isso, abra o documento, vá em Arquivo > Salvar como e salve-o no OneDrive.
Além disso, recomendamos usar uma versão mais recente do Microsoft 365 e ter uma assinatura ativa. Segundo a Microsoft, você ainda poderá editar o documento simultaneamente com outras pessoas, mas não terá o recurso de colaboração em tempo real.
Para ver as alterações de outras pessoas, você precisa atualizar o documento periodicamente. Se a sua assinatura expirou, existem algumas maneiras de obter um desconto em uma nova assinatura do Microsoft 365.
Como compartilhar um documento do Word
Agora que você sabe o que precisa para trabalhar com outras pessoas no mesmo documento do Word, vamos dar uma olhada em como compartilhá-lo. A primeira opção é compartilhá-lo no Word. Abra o menu Arquivo e selecione Compartilhar.
Você notará que existem duas opções diferentes:
- Compartilhe por e-mail. Você deve inserir os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar o documento.
- Compartilhe com link. Dessa forma, todos que possuem o link poderão acessar o documento. Caso você tenha que compartilhar o documento com muitas pessoas, esta opção pode ser mais eficiente. No entanto, se você estiver trabalhando em algo confidencial, talvez seja melhor adicionar manualmente cada colaborador.
Não importa qual método você use, reserve um tempo e defina as permissões corretas. Clique no ícone Editar e escolha se as pessoas com quem você está compartilhando o documento só podem visualizá-lo ou editá-lo.
Em seguida, clique na opção Configurações de compartilhamento. Lá, você pode definir uma data de validade para o documento e até definir uma senha para manter as informações seguras. Quando estiver satisfeito com suas configurações de compartilhamento, clique em Aplicar.
Alternativamente, você pode compartilhar o documento do Word através do OneDrive clicando com o botão direito no arquivo e selecionando OneDrive > Compartilhar. Então, você terá que definir as configurações de compartilhamento conforme mostrado acima.
Como rastrear e revisar alterações no Microsoft Word
Dependendo da permissão definida, as pessoas com quem você compartilhou o documento poderão editá-lo. Para ficar de olho nas alterações feitas por todos, você deve ativar o recurso Rastrear alterações.
Para fazer isso, abra a guia Revisão e vá para o menu Acompanhamento. Lá, abra o menu Rastrear alterações e selecione Para todos. Quando o recurso estiver habilitado, o Word sublinhará o texto adicionado, enquanto o texto removido será marcado com um tachado.
Agora, se você quiser impedir que alguém desative acidentalmente esse recurso, clique na opção Bloquear rastreamento e configure uma senha. Dessa forma, você pode ter certeza de que não perderá nenhuma alteração feita no documento.
Selecione como a exibição do Microsoft Word muda
Para maior eficiência, o Word permite selecionar como deve exibir as alterações feitas no documento. Na guia Revisão, abra o menu suspenso próximo ao ícone Exibir para revisão. Lá, escolha uma das seguintes opções:
- Original. Mostra o documento original. No entanto, não removerá quaisquer comentários ou alterações feitas por terceiros.
- Sem marcação. Remove a marcação e mostrará o documento com as alterações que você já aprovou.
- Todas as marcações. Mostra quaisquer alterações usando uma cor diferente para cada colaborador.
- Marcação simples. Marca as alterações com uma linha vermelha.
Como aceitar ou rejeitar alterações no Microsoft Word
Para aceitar ou rejeitar alterações, clique com o botão direito na alteração controlada e selecione Aceitar inserção ou Rejeitar inserção, dependendo se alguém adicionou ou excluiu texto. Se outra pessoa tiver excluído uma parte do documento, você verá as opções Aceitar exclusão e Rejeitar exclusão.
Embora o processo seja simples, você pode perder algumas alterações se houver muitos colaboradores trabalhando no mesmo documento. Se quiser ter certeza de que não está faltando nada, use a seção Alterações em vez de percorrer manualmente o documento. Lá, use os botões Anterior e Próximo para navegar pelas alterações.
Existem mais maneiras de gerenciar alterações controladas. Por exemplo, você pode clicar em Aceitar > Aceitar e passar para o próximo. Se você já discutiu com seus colegas de trabalho sobre as edições, você pode usar a opção Aceitar todas as alterações.
Da mesma forma, você pode rejeitar alterações clicando no botão Rejeitar ou Rejeitar > Rejeitar e passar para o próximo. Para excluir todas as alterações, vá para a guia Revisão, clique na seta abaixo de Rejeitar e selecione Rejeitar todas as alterações. Isso pode ser muito útil se alguém importou um grande volume de dados para o Word sem consultar você primeiro.
Use o painel de revisão para rastrear alterações no Microsoft Word
Outra maneira eficiente de acompanhar quaisquer modificações é usar o Painel de Revisão. Esta ferramenta mostrará o número de alterações e comentários rastreados visíveis em seu documento.
Para acessá-lo, vá em Revisão > Rastreamento e clique no Painel de Revisão. Em seguida, selecione uma das opções Painel de revisão verticalou Painel de revisão horizontal.
Como rastrear alterações feitas por pessoas específicas no Microsoft Word
Pode ser mais eficiente classificar as alterações por autor. Para fazer isso no Microsoft Word, vá para Revisão > Rastreamento e amplie o menu Mostrar marcação. Lá, selecione Pessoas específicas e desmarque todas as caixas, exceto aquelas correspondentes aos autores cujas alterações você deseja revisar.
Como parar de compartilhar o documento ou alterar as permissões no Microsoft Word
Se você quiser parar de compartilhar o documento com colaboradores específicos, abra o documento e vá para o menu Compartilhar. Lá, selecione Gerenciar acesso.
Para remover o acesso a um dos colaboradores, selecione seu nome de usuário. Em seguida, clique em Acesso direto e abra o menu suspenso. Selecione Remover acesso e confirme a ação. Alternativamente, use o mesmo menu para alterar a forma como eles podem acessar o documento compartilhado.
Colabore com facilidade no Microsoft Word
Usar as ferramentas de colaboração do Microsoft Word pode economizar muito tempo, pois você não precisa enviar e-mails aos membros da equipe sobre quaisquer alterações feitas no documento. Além da capacidade colaborativa, o Microsoft Word possui diversos recursos e ferramentas, para que você não precise de outro processador de texto para finalizar seus projetos. Por exemplo, você pode converter tabelas em gráficos ou traduzir idiomas em qualquer lugar.