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Como sincronizar respostas do Microsoft Forms com o Excel


Quer sincronizar as respostas do seu Microsoft Forms com uma planilha do Excel? Veja como fazer isso facilmente.

Nada é tão elegante quanto escrever as respostas da sua pesquisa on-line diretamente em uma planilha do Excel em tempo real. Você pode aproveitar esse recurso se usar o Microsoft Forms. Existem maneiras repetitivas e dinâmicas (automatizadas) de contornar isso.

Os métodos automatizados são mais práticos, mas neste artigo você verá como fazer qualquer um deles.

Como exportar respostas do Microsoft Forms para Excel

Exportar as respostas do Microsoft Forms para o Excel ajuda você a obter as respostas mais recentes à sua pesquisa. Envolve o download das respostas da pesquisa para o seu computador como um arquivo Excel. O processo é fácil se você já criou seu formulário de pesquisa da Microsoft:

  1. No Microsoft Forms, vá para Respostas no canto superior direito.

  2. Clique em Abrir no Excel no lado direito da tela para baixar as respostas atuais para o seu computador.
  3. Você deve repetir esse processo sempre que quiser obter uma atualização de resposta.

Mas esse método não é o melhor, pois você terá que reinventar a roda com frequência para atualizar sua planilha; isso significa baixar um novo arquivo Excel sempre que alguém enviar uma resposta. Isso pode ser exaustivo, especialmente se muitas pessoas responderem em tempo real.

Para facilitar sua vida, você pode automatizar o processo com OneDrive for Business ou Power Automate, conforme descrito nas seções a seguir.

Como sincronizar formulários Microsoft com Excel por meio do OneDrive for Business

Você pode atualizar sua planilha do Excel dinamicamente se estiver em uma conta do Microsoft 365 Business. Para fazer isso, você criará um formulário de pesquisa que pode escrever respostas dinamicamente no Excel diretamente do OneDrive.

Quando você usa o OneDrive for Business para criar Microsoft Forms para Excel, ele cria uma versão de planilha do Excel desse formulário com colunas contendo os atributos de campo de formulário correspondentes.

Para criar um formulário Excel que atualize as respostas do Microsoft Forms automaticamente em tempo real:

  1. Entre no Centro de Administração do Microsoft 365 Empresas.
  2. Clique em Mostrar tudo na barra lateral esquerda. Role para baixo e vá para SharePoint.

  3. Uma vez no SharePoint, clique no ícone do inicializador de aplicativos (os pontos quadrados) no canto superior esquerdo. Em seguida, selecione OneDrive na barra lateral esquerda. Isso leva você ao painel do OneDrive for Business.

  4. Dentro do OneDrive, clique em Novo.
  5. Nas opções, selecione Formulários para Excel.

  6. Dê um nome à sua pesquisa e clique em Criar.

  7. O OneDrive será iniciado em seu navegador, onde você poderá criar seus campos de formulário como desejar.
  8. Volte para o OneDrive e vá para Meus arquivos na barra lateral esquerda. Uma planilha do Excel com o nome do seu formulário aparecerá no OneDrive.

  9. Depois de criar e compartilhar sua pesquisa, abra a planilha do Excel online e você verá novos dados à medida que são atualizados em tempo real.
  10. Se você compartilhar a planilha do Excel com os membros da sua equipe, eles também receberão uma atualização em tempo real das respostas à medida que as pessoas responderem à sua pesquisa.

Como sincronizar respostas do Microsoft Forms com o Excel por meio do Power Automate

Power Automate é uma poderosa ferramenta de automação de tarefas rotineiras. Curiosamente, também oferece uma excelente maneira de sincronizar o Microsoft Forms com o Excel. É o melhor método se você já compartilhou seu formulário de pesquisa.

Envolve a criação de um fluxo de nuvem automatizado no Power Automate. No entanto, você também deve ter uma conta Microsoft Business para usar esse recurso de fluxo no Power Automate. Use as etapas abaixo para conectar o Microsoft Forms ao Microsoft Excel automaticamente usando o Power Automate:

Insira uma tabela em sua pasta de trabalho do Excel online

Sua pasta de trabalho online do Excel deve estar em formato de tabela, pois o Formulários só grava em tabelas em uma planilha do Excel.

Se você baixou uma planilha do Excel das respostas do Microsoft Forms, pode carregá-la no OneDrive, ignorar esta subseção e prosseguir para a sincronização do Microsoft Forms com o Excel.

Portanto, antes de começar, crie uma nova planilha do Excel no OneDrive. Certifique-se de acessar o OneDrive por meio de sua conta Microsoft Business:

  1. Clique no menu suspenso Mostrar tudo na barra lateral esquerda do centro de administração do Microsoft 365. Em seguida, vá para o SharePoint. Clique no ícone do aplicativo no canto superior esquerdo e selecione OneDrive.
  2. Clique em Novo no canto superior esquerdo do OneDrive.
  3. Selecione pasta de trabalho do Excel.

  4. Na planilha Excel aberta no navegador, clique em Salvo no canto superior esquerdo. Em seguida, insira um nome preferido no campo Nome do arquivo. Clique em qualquer espaço vazio para fechar a caixa modal.

  5. Agora crie suas colunas e certifique-se de que elas correspondam aos campos do formulário de pesquisa da Microsoft. Por exemplo, se você compartilhou um formulário que solicita e-mail e gênero, sua pasta de trabalho do Excel terá uma coluna de e-mail e gênero.
  6. Destaque as colunas. Em seguida, vá para a guia Inserir na faixa de opções e clique em Tabela.
  7. Marque a marca de seleção Minha tabela tem cabeçalhos e clique em OK.

Sincronize o Microsoft Forms com o Excel usando o Power Automate

  1. Faça login em sua conta do Power Automate.
  2. Clique em Criar na barra lateral esquerda.
  3. Selecione Fluxo de nuvem automatizado.

  4. Em seguida, clique em Quando uma resposta é enviada na caixa modal.
  5. Em seguida, clique em Criar na parte inferior da caixa modal aberta.

  6. Clique em Fazer login se solicitado. Certifique-se de usar uma conta do Microsoft 365 Business para entrar se estiver em uma conta pessoal da Microsoft. Você pode fazer isso clicando em Usar outra conta na caixa de login.

  7. Depois de fazer login, clique no campo Escolher um formulário no Power Automate.
  8. Em seguida, selecione o formulário que deseja automatizar.

  9. Clique em Nova etapa. Em seguida, use a barra de pesquisa para pesquisar “formulários”.
  10. Clique em Formulários Microsoft e selecione Obter detalhes da resposta nas opções em Ações.

  11. Clique no campo ID do formulário e selecione seu formulário de pesquisa novamente. Em seguida, selecione ID de resposta no campo ID de resposta.

  12. Clique em Nova etapa. Em seguida, selecione Excel Online.

  13. Em seguida, selecione Adicionar uma linha a uma tabela nas opções em Ações.

  14. No campo Localização, escolha OneDrive for Business.
  15. Selecione OneDrive no campo Biblioteca de Documentos.
  16. Clique no navegador de arquivos no campo Arquivo e escolha a pasta de trabalho tabulada do Excel que você criou anteriormente. Ou você pode selecionar aquele carregado no OneDrive do seu computador se estiver usando uma planilha exportada anteriormente.
  17. Selecione o nome da tabela na planilha do Excel. Novos campos correspondentes às colunas do Excel nessa planilha devem aparecer agora. Eles também devem estar correlacionados com os campos do formulário de pesquisa.

  18. Clique em cada um dos novos campos e selecione o campo de formulário correspondente nas opções de Conteúdo dinâmico.

  19. Por fim, clique em Salvar.

É isso! Agora você criou um fluxo de nuvem automatizado para Microsoft Forms no Power Automate.

O Power Automate agora escreverá novas respostas dinamicamente em sua pasta de trabalho do Excel à medida que os respondentes enviam respostas em tempo real. Você pode até sincronizar os dados coletados em vários arquivos Excel para análise consolidada.

Se você já exportou suas respostas do Microsoft Forms para o Excel em seu PC antes, pode copiar e colar os dados existentes na pasta de trabalho do Excel recém-automatizada. Esta ação não interromperá os fluxos do Power Automate.

Atualizar respostas da pesquisa no Excel em tempo real

Automatizar atualizações de respostas do Microsoft Forms em tempo real no Microsoft Excel torna a vida mais fácil. Embora a opção direta do OneDrive for Business forneça sincronização fácil se você não tiver compartilhado seu formulário, o Power Automate será mais prático se você tiver compartilhado sua pesquisa do Microsoft Forms e as pessoas já estiverem respondendo.

Embora você possa aproveitar o Microsoft Forms em uma conta pessoal, a gravação de respostas dinâmicas no Excel ainda exige que você possua uma conta Microsoft Business. Você também pode querer ver como o Formulários Google se compara ao da Microsoft, uma vez que são concorrentes próximos.