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3 maneiras de organizar sua busca de emprego com planilhas do Excel


Você está cansado de fazer malabarismos com listas de empregos e inscrições? Veja como o Excel pode agilizar seu processo de procura de emprego e aumentar a eficiência.

Procurar emprego no mercado atual é um processo muitas vezes complexo. Sem as estratégias organizacionais adequadas, a procura de um emprego pode rapidamente tornar-se uma confusão complicada. Combinar milhares de resultados de empregos em vários sites e enviar centenas de currículos por e-mail pode rapidamente se tornar confuso.

Manter uma busca de emprego organizada é essencial para quem procura emprego e busca uma nova oportunidade de carreira. Organizar empregos potenciais com base em categoria, vasculhar a web para criar uma lista de resultados filtrável e automatizar e-mails pode simplificar o processo. Felizmente, o Excel vem com vários recursos que podem ajudar a gerenciar sua busca e manter seus aplicativos em ordem.

1. Organizando trabalhos por categoria no Excel

Se a sua procura de emprego exige que você pesquise em mais de um tipo de setor, é fundamental mantê-los classificados por categoria. Enviar o currículo errado para uma vaga pode significar não conseguir uma entrevista.

Para cada posição para a qual você está se candidatando, adicione-a a uma lista contínua em uma planilha do Excel. Liste o cargo, a empresa, a categoria profissional e seu ponto de contato dentro da empresa, se houver.

Com as posições categorizadas, você pode fazer várias coisas para garantir que não cometerá erros em futuras inscrições. Quando se trata de se candidatar a mais de um tipo de emprego, você precisa ter um currículo e uma carta de apresentação para cada um.

Você pode pré-criá-los e ter cópias aguardando para serem enviadas ou pode usar a função SUBSTITUTE do Excel para gerá-los automaticamente.

Se você tiver várias cópias de seu currículo e carta de apresentação pré-preparadas, poderá simplificar o acesso à cópia certa no momento certo. Algumas funções IF aninhadas ou uma função SWITCH simples podem garantir que você não esteja enviando cópias erradas.

=SWITCH(F2, "Networking", ResumeList!A1, "Development", ResumeList!A2, "Support", ResumeList!A3, "General IT", ResumeList!A4, ResumeList!A1)

Usando uma função como a acima, você pode obter links para currículos armazenados em outra planilha. No entanto, o Excel torna mais fácil criar um único modelo e, em seguida, usar a função SUBSTITUTE do Excel para fazer o trabalho pesado.

Aninhar várias funções SUBSTITUTE em uma única fórmula permite criar comunicações de formulário de forma rápida e fácil. Encadear vários SUBSTITUTES e condicionais IF ou SWITCH pode transformar um modelo ou uma série de modelos em e-mails introdutórios ou de acompanhamento.

O Excel pode pegar uma série de modelos como os abaixo e convertê-los em um e-mail completo e pronto para enviar.

Usando uma função rápida, você pode combinar cada um desses modelos em uma carta de apresentação única e coesa.

Cada célula usa um conjunto de substituições simples como a abaixo de G2 para criar o texto:

=SUBSTITUTE(Sheet4!A1, "{ contactname }", C2)

Aqui, o nome do contato para a posição é armazenado em C2. Você também pode usar condicionais para combinar diferentes modelos dependendo da categoria de cada posição ou de palavras específicas no título da função.

A formatação no produto final pode ser obtida usando a função CHAR(10) para produzir quebras de linha. Você pode agrupar todos os parágrafos em uma função CONCAT para produzir um e-mail finalizado:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), Sheet4!A6)

2. Usando Excel para analisar dados extraídos da web

A maioria dos sites de empregos permite filtrar vagas com algumas opções básicas, por exemplo, com base em cargo, localização e habilidades. Aplicar filtros extras a esses resultados pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo cada aplicativo.

As funções do Excel facilitam a aplicação de filtragem avançada a uma lista de possíveis resultados de trabalho. Você pode remover automaticamente qualquer cargo com salário abaixo de um limite específico ou incluir apenas empregos que exijam habilidades específicas. O Excel permitirá que você aplique quantos filtros desejar a um conjunto de dados para obter os resultados mais relevantes.

A primeira coisa que você precisa é de uma lista de empregos nos vários sites que você está tentando pesquisar. A maneira mais rápida de obter essa lista é usando uma extensão ou aplicativo de web scraping do Google Chrome. Existem muitas opções excelentes disponíveis online que são rápidas de configurar e fáceis de usar.

Se você está procurando uma opção gratuita, o Planilhas Google oferece uma função IMPORTXML integrada que pode ser usada para extrair dados da web.

Depois de baixar um conjunto de dados, você precisará importá-lo para o Excel. O Excel inclui um importador XML integrado que pode simplificar a extração de grandes conjuntos de dados extraídos. Use a funcionalidade de importação disponibilizada depois de desbloquear esta guia oculta do Desenvolvedor na faixa de opções.

Durante a importação, você será solicitado a configurar seu novo conjunto de dados. Para obter os melhores resultados, tente normalizar seus dados tanto quanto possível durante a importação. Certifique-se de que os mesmos dados de cada site fiquem na mesma coluna, de preferência com o mesmo formato.

Depois que seus dados forem totalmente importados, você poderá usar a funcionalidade de filtro do Excel para classificar rapidamente sua lista de clientes potenciais. Isso lhe dará um controle refinado sobre os resultados da pesquisa, permitindo que você se inscreva apenas nas posições mais relevantes.

3. Envie comunicações automaticamente do Excel

No mercado de trabalho atual, é impossível conseguir um emprego sem enviar centenas de e-mails. Ser capaz de automatizar o processo é essencial. Gerar comunicação de formulário é um ótimo primeiro passo. Sua melhor opção, entretanto, é enviar e-mails diretamente do Excel.

Existem duas maneiras diferentes de fazer isso no Excel. A maneira mais complexa é usar o VBA para criar uma macro que possa enviar emails do Excel. A maneira mais simples de fazer isso, entretanto, é usar a função HYPERLINK integrada do Excel.

O HYPERLINK permite que os usuários criem links que abrirão seu aplicativo de e-mail padrão e preencherão previamente uma mensagem. A função pode preencher o e-mail de envio, o assunto, o corpo do e-mail e, se necessário, um CC para o e-mail.

Criar um link de e-mail automático é fácil de conseguir com uma função como a abaixo:

=HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?subject=" & E2 & "&body=" & F2, "Send Email")

A função criará um link no Excel que, ao ser clicado, abrirá seu cliente de e-mail com todo o e-mail que você deseja enviar já preenchido. Tudo o que resta a você fazer é clicar no botão enviar.

Usando a função HYPERLINK e a correspondência gerada automaticamente acima, você pode enviar facilmente e-mails em massa.

Excel é a maneira ideal de manter sua busca por emprego organizada

As ferramentas do Excel podem manter sua busca por emprego organizada e aumentar as chances de suas candidaturas chegarem às mãos certas. Desde a personalização rápida de comunicações de formulário para cada posição até o envio automático de e-mails, o Excel pode ajudá-lo facilmente em sua busca por emprego.

Ele pode manter suas inscrições organizadas e filtrar possíveis vagas de emprego para garantir que você esteja se candidatando apenas aos cargos mais aplicáveis com a versão mais direcionada de seu currículo.