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10 regras de design simples para documentos profissionais do Microsoft Word


Quer criar relatórios de negócios ou trabalhos acadêmicos com aparência profissional? Use estas dicas para formatar seus documentos do Word.

O Microsoft Word vem com tantos recursos que você pode produzir praticamente o que quiser com ele. Mas esses recursos nem sempre resultam no tipo de design de documento bonito, de alta qualidade e profissional que você espera.

Uma coisa é saber tudo sobre o Microsoft Word, todas as suas complexidades, peculiaridades e funções; outra coisa é saber o que torna um documento excelente. Aqui, mostraremos como formatar um documento do Word para torná-lo profissional.

1. Mantenha a simplicidade, menos é mais

Quer saber como deixar um documento do Word com boa aparência? Basta manter a simplicidade e aproveitar as vantagens dos recursos ocultos que acompanham o Microsoft Word. Se você se lembrar de algo deste artigo, deixe assim e você poderá tomar as decisões corretas de design no futuro!

Ao escrever um documento, o conteúdo deve ser o foco principal. Existem diretrizes de formatação de documentos para tornar o conteúdo mais fácil de ler e digerir.

Elimine a tentação de introduzir elementos chamativos que servem apenas para distrair. Maximize os espaços em branco. Mantenha seu texto correto e revise quaisquer frases ou parágrafos prolixos. Regras simples e mínimas em geral.

2. Escolha uma fonte apropriada ao contexto

Sua primeira grande decisão de design deve ser qual tipo de letra você usará. O conhecimento tradicional diz que as fontes com serifa são mais fáceis de ler em documentos impressos, enquanto as fontes sem serifa são melhores para os olhos quando lidas em uma tela digital.

Bons exemplos de fontes serifadas incluem Garamond, Georgia, Hoefler Text e Palatino, enquanto bons exemplos de fontes sem serifa incluem Arial, Gill Sans, Helvetica e Lucida Sans.

Pule o Comic Sans se quiser evitar um dos erros mais comuns de design de apresentação. E o que quer que você use, mantenha o mesmo tipo de letra para tornar seu documento do Word profissional. Se desejar, você pode usar uma fonte diferente para os títulos.

3. Use tamanho e cor de fonte padrão

Você não pode aprender como formatar um documento do Word para parecer profissional sem prestar atenção à aparência do texto. Artigos empresariais e acadêmicos geralmente usam tamanhos de fonte de 12 pontos , que produzem parágrafos mais legíveis quando usados em combinação com as diretrizes discutidas abaixo para tamanho de página, margens e espaçamento entre linhas.

Alguns relatórios com muitas informações podem, às vezes, chegar ao tamanho da fonte 10 pontos , mas nunca menos que isso.

Em geral, é melhor evitar qualquer coisa relacionada a cores, especialmente para documentos impressos. Você terá que pagar mais pela tinta colorida e ela não será transferida se o documento for copiado. Para documentos digitais, reserve texto colorido para avisos críticos e similares. Prefira enfatizar usando texto em negrito e itálico.

4. Use margens e tamanho de página padrão

Quase todos os documentos de escritório são formatados no mesmo tamanho de página impressos em páginas padrão 8½" x 11", conhecido como tamanho US Letter (também conhecido como A4 em outros lugares, que é 210 mm x 297 mm). Este é o único tamanho com garantia de disponibilidade, independentemente da impressora que você usar.

Quanto às margens, a maioria dos manuais e guias de estilo exige uma margem de 1" em todos os lados da página, o que produz a melhor legibilidade para comprimentos de linha e permite anotações escritas, se necessário. No Word, você Você pode selecionar Normal em Margens para fazer isso. No entanto, se o documento for encadernado em um fichário, você pode usar Margens personalizadas >para aumentar as margens laterais para 1½" para acomodar os anéis.

5. Alinhe os parágrafos à esquerda

Você pode ficar tentado a usar o alinhamento justificado porque é o que é usado em jornais, romances e alguns livros didáticos, mas é a escolha errada para documentos de escritório e acadêmicos. Por que é importante formalizar um documento? Sem formalidade, seu documento fica ilegível.

O que você deseja é o alinhamento à esquerda do texto. Isso produz irregularidades no lado direito dos parágrafos, mas mantém o espaçamento entre letras conforme pretendido por qualquer tipo de letra que você esteja usando, e isso significa legibilidade ideal.

Caso contrário, você pode acabar com rios tipográficos, que distraem extremamente e simplesmente parecem feios. Isso é algo que você certamente deseja evitar quando quiser dar uma aparência profissional ao seu documento do Word.

6. Recue as primeiras linhas dos parágrafos

Os parágrafos não devem ter espaçamento extra entre eles e as primeiras linhas dos parágrafos devem ser recuadas para destacar cada parágrafo. A única exceção é para parágrafos que seguem diretamente o título de uma seção, que podem ser deixados sem recuo porque o contexto circundante deixa claro que se trata de um parágrafo próprio.

Para fazer um documento parecer profissional, uma regra geral é ter o tamanho do recuo igual ao tamanho da fonte. Certifique-se de usar os recursos de estilo de parágrafo do Word para lidar com os recuos em vez de usar a tecla Tab!

7. Coloque imagens entre parágrafos

Inserir imagens faz parte do design do seu documento do Word. Pode ser aceitável colocar imagens dentro de um parágrafo e permitir que o texto ao redor flua ao redor dele, e se sua organização seguir esta diretriz de formatação de documento, vá em frente e faça isso.

Mas, de modo geral, pode prejudicar a legibilidade, especialmente em relatórios baseados em dados. A opção mais segura, principalmente para gráficos, tabelas e tabelas, é colocar imagens entre os parágrafos e mantê-las alinhadas ao centro. Dessa forma, suas imagens ajudam a tornar seu documento atraente, mas nunca disputam a atenção do texto ao redor. Também ajuda as legendas a se destacarem.

8. Escolha o espaçamento de linha apropriado ao contexto

Para formatar um documento para parecer profissional, a escolha certa de espaçamento entre linhas (o espaço em branco que separa uma linha de texto da próxima linha de texto) realmente depende do tipo de documento que você está escrevendo.

Os artigos acadêmicos devem primeiro seguir quaisquer guias de estilo acadêmico em vigor e, em seguida, preferir o espaçamento duplo se não existir nenhum guia de estilo. Documentos comerciais e de escritório tendem a ter espaçamento simples para minimizar o número de páginas necessárias durante a impressão, mas os documentos digitais podem ser mais fáceis de ler se tiverem espaçamento entre 120-150 por cento.

9. Divida o texto com títulos e listas

Quanto mais longo o documento, mais importantes se tornam os títulos. Você prefere ler um relatório de 20 páginas que nada mais é do que uma parede de texto de ponta a ponta? Ou um relatório de 30 páginas organizado em seções, subseções e títulos adequados? É muito provável que você prefira o último.

As listas também são boas para quebrar paredes de texto e chamar a atenção para pontos importantes. No Word, use Numeração para criar listas numeradas ao contar um conjunto de itens (por exemplo, "os cinco atributos de um empreendedor de sucesso") ou ao fornecer instruções passo a passo instruções. Caso contrário, use Marcadores para criar listas com marcadores.

Apenas certifique-se de evitar o uso excessivo de listas, o que prejudica a legibilidade do design do seu documento do Word. Isto é especialmente importante quando se trata de usar o Word para formatar um roteiro.

10. Seções separadas com quebras

Quando quiser aprender como fazer com que seu relatório pareça profissional, você precisa se familiarizar com as quebras de seção. No Microsoft Word, as quebras de seção permitem diferenciar certas páginas com alterações na orientação, colunas, cabeçalhos, rodapés, números de páginas e muito mais. As quebras de seção vêm em quatro formas:

  • Próxima página: inicia a próxima seção na página seguinte.
  • Contínuo: inicia a próxima seção na página atual.
  • Página Par: inicia a próxima seção na próxima página par.
  • Página ímpar: inicia a próxima seção na próxima página par.

Se o seu documento for grande o suficiente para precisar de capítulos, esta é a melhor maneira de formatá-los de forma limpa. Cada capítulo deve ser feito com uma quebra de seção de Próxima página, ou com quebras de seção de Página par ou Página ímpar se você for colocá-lo dentro de um fichário. Também mostramos como remover quebras de página, se necessário.

Aprenda como formatar um documento do Word para parecer profissional

A menos que sua organização ou escola exija um layout e formato específicos, você pode pular o trabalho árduo de configurar seu próprio modelo e simplesmente baixar um. Isso ajuda você a obter rapidamente um design de documento profissional.