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Como mesclar vários documentos do Word no Microsoft Office


O Word oferece ferramentas integradas para combinar cópias diferentes ou conflitantes de um documento. Mostramos como mesclar vários documentos do Word, completos com comentários e formatação.

Embora o Microsoft Word agora suporte a colaboração entre várias pessoas em documentos (seja por meio do aplicativo da web ou de uma assinatura do Office 365), ainda há momentos em que você precisará mesclar vários documentos do Word.

Claro, você poderia simplesmente copiar e colar o conteúdo de um documento em outro, mas não é a maneira mais prática de alcançar o resultado desejado.

Felizmente, o Word oferece algumas maneiras de mesclar vários documentos.

Como mesclar vários documentos do Word

Este artigo discute quatro métodos diferentes para mesclar facilmente seus documentos do Word. Os métodos que iremos demonstrar são os seguintes:

  • Mesclando duas versões do mesmo documento.
  • Mesclando várias versões do mesmo documento.
  • Mesclando comentários, formatação e muito mais.
  • Mesclando o texto de vários documentos diferentes.

Esses métodos certamente o ajudarão a evitar algum trabalho tedioso associado à mesclagem de diferentes arquivos ou textos no Word. Acima de tudo, se você realmente deseja dominá-lo, baixe alguns modelos interessantes do Word e experimente os métodos listados.

1. Mesclando duas versões do mesmo documento

Se você tiver duas versões ligeiramente diferentes do mesmo documento, pode ser entediante — se não impossível — encontrar pequenas variações.

O Word fornece uma maneira de comparar as diferenças entre os dois e depois mesclá-los em um único arquivo.

Comparando as duas versões

Antes de realizar a mesclagem, é prudente estudar as diferenças entre os dois arquivos. Você pode decidir que não deseja combiná-los, afinal. Orientaremos você no processo usando duas versões de uma reportagem da BBC News sobre a sonda de Marte.

Aqui está a versão original:

E aqui está nossa versão ligeiramente modificada:

Para simplificar, destacamos as alterações em amarelo. Para comparar as diferenças agora, siga estas etapas:

  1. Para começar, abra o documento original do Word.
  2. Vá para Revisar > Comparar > Comparar. Se a opção Comparar Documentos não estiver disponível, seu documento provavelmente está protegido. Para desprotegê-lo, vá em Arquivo > Informações > Proteger Documento e remova quaisquer restrições.

  3. Na nova janela, preencha a caixa Documento Original com um arquivo e a caixa Documento Revisado com outro. Você também pode adicionar um rótulo personalizado às alterações.

O Word abrirá automaticamente um novo documento. As revisões são apresentadas numa coluna à esquerda (1), os documentos comparados são apresentados no painel central (2) e os dois originais são apresentados na coluna da direita (3).

Você pode ocultar os documentos de origem seguindo Comparar > Mostrar documentos de origem > Ocultar documento de origem.

Mesclando as duas versões

Agora você tem todas as diferenças exibidas em um único arquivo, mas ainda está uma bagunça. Como você determina quais alterações deseja manter e quais deseja descartar?

Para isso, você tem duas opções. Você pode percorrer manualmente o documento e editar cada alteração ao seu gosto (lembre-se, o texto adicionado é sublinhado, o texto removido é mostrado com um tachado).

Editar um documento como este é adequado para documentos mais curtos, mas você ainda estará propenso a perder coisas se estiver trabalhando em um documento longo, como um livro.

Um método mais eficiente é usar a lista de revisões na coluna da esquerda. Você pode clicar com o botão direito em cada alteração e selecionar Aceitar ou Rejeitar, ou pode colocar o cursor no texto de cada revisão listada e alterar de acordo. O Word atualizará automaticamente o texto do documento principal enquanto você trabalha.

Como você pode ver na imagem abaixo, trabalhamos em todas as alterações. O contador de revisões foi zerado e agora temos um documento no qual aceitamos ou rejeitamos todas as nossas alterações. Agora você pode salvar o documento final normalmente.

2. Mesclando múltiplas versões do mesmo documento

Comparar duas versões e mesclar duas versões de um documento é fácil. Mas e se você tiver várias versões do mesmo arquivo, talvez porque o enviou a várias pessoas para obter informações?

Siga as etapas abaixo para mesclar facilmente diferentes versões do mesmo documento:

  1. Mais uma vez, abra o documento original e vá para Revisar > Comparar. Desta vez, você precisa selecionar Combinar.
  2. Coloque o primeiro documento que deseja mesclar no campo Documento Revisado e rotule as alterações. Clique em OK.
  3. Depois de combinar o documento, vá para Revisar > Comparar > Combinar novamente. Coloque o arquivo recém-combinado no campo Versão Original e adicione o próximo documento à Versão Revisada. Observe que você deve repetir o processo para cada cópia do arquivo, certificando-se de dar a cada documento revisado um rótulo exclusivo.

Quando terminar, você terá um documento combinado que mostra as alterações de cada pessoa em uma cor diferente. Como antes, clique com o botão direito em cada alteração e selecione Aceitar ou Rejeitar para criar sua cópia final.

3. Mesclando comentários, formatação e muito mais

A mesclagem de documentos pode ir além de simples alterações no texto. Você pode querer mesclar e reter comentários, formatação, cabeçalhos, rodapés e muito mais.

Infelizmente, o Word torna o processo indolor. A metodologia para comparar e/ou combinar os documentos é a mesma, mas quando você navegar para Revisar > Comparar > Comparar, clique no botão Mais >>.

Você verá uma extensa lista de opções. Depois de selecionar suas preferências, clique em OK. Você pode prosseguir aceitando ou rejeitando alterações da mesma forma que antes.

4. Mesclando o Texto de Vários Documentos Diferentes

A última parte deste tutorial verá como mesclar o texto de documentos completamente diferentes.

Conforme mencionado no início, você pode copiar e colar o texto, mas nem sempre é prático, principalmente em documentos longos. Um método melhor é usar as ferramentas integradas do Word.

Para este tutorial, vamos mesclar o artigo da BBC sobre a sonda de Marte com a versão da mesma história da Space.com.

  1. Abra o primeiro documento. Este é o arquivo ao qual você adicionará todos os arquivos futuros.
  2. Vá para Inserir > Objeto > Texto do arquivo. Caso você não consiga ver essa opção, clique no ícone de seta suspensa.

  3. Agora selecione os arquivos a serem mesclados no documento atual. Observe que o Word manterá a formatação do documento original. Para demonstrar isso, destacamos a história do Space.com em uma cor e fonte diferentes.

  4. Repita o processo para cada documento que deseja adicionar.
  5. Finalmente, salve-o quando terminar.

Da mesma forma, existem vários recursos menos conhecidos do Microsoft Word com os quais você deve estar familiarizado. Se você é novo no Microsoft Word, confira alguns recursos interessantes do Word que simplificarão sua vida.

Nota: Ao mesclar o texto, ele será inserido onde quer que o cursor esteja, portanto, certifique-se de que esteja no local desejado antes de continuar.

Tenha cuidado ao mesclar dados do Word

Incluímos um guia passo a passo para os quatro métodos de mesclagem de documentos usados com mais frequência e esperamos que tenha facilitado sua vida com o Microsoft Office.

No entanto, para os recém-chegados, mesclar documentos com várias palavras pode ser complicado e confuso. É por isso que, ao iniciar um novo rascunho, é melhor considerar todos os usos possíveis para o arquivo no futuro.